Mise en place d’un ENT pour l’agence comptable [Episode 1]

Tout jeune agent comptable (depuis septembre 2018), j’ai été confronté dès le départ de mon activité aux différents problèmes liés aux fichiers de transfert de GFC vers l’agence comptable et le retour des fichiers vers les établissements rattachés.

1er problème, les clés USB laissées par les gestionnaires avec des organisations internes incompréhensibles et des noms de dossiers improbables.

2ème problème, les fichiers oubliés. Un mandat déposé sans le fichier ZIP,  des réimputations jamais traitées et des rejets jamais pris en compte.

3ème problème, un nombre important de fichiers corrompus non reconnus au moment de l’intégration en comptabilité générale.

Face à cela, j’avais fait une première tentative avec Drive de Google. J’avais mis en place des dossiers partagés mais les gestionnaires n’y déposaient que quelques éléments et venaient toujours avec leurs clés USB.

J’ai donc pris le taureau par les cornes et j’ai décidé de mettre en place un ENT, un Espace Numérique de Travail, comme cela se fait dans de nombreuses entreprises.

L’objectif, pouvoir mettre à la disposition des gestionnaires les différents documents et fichiers et proposer des zones de dépôt pour l’agence comptable. Mais aussi créer un véritable lieu “virtuel” d’échange et de communication.

Je vais donc vous expliquer comment je m’y suis pris pour mettre tout ça en place. Pour un néophyte compter 2 heures, pour un pro comme moi compter 20 minutes 🙂

Tout d’abord, voila à quoi cela ressemble

ent avec agora project pour une agence comptable

Les fonctionnalités d’un Espace Numérique de Travail

Voila la question fondamentale à se poser quand on souhaite disposer d’un ENT.

Pour ma part la priorité était dans un système d’échange de fichiers performant. Je me suis donc orienté vers Agora Project, un ENT libre de droit et gratuit. Passons les spécifications techniques qui n’intéresseront que les plus geeks et regardons un peu qu’elles sont les possibilités proposées.

Tout d’abord un système de  news qui permet d’informer les gestionnaires des avancées de certains travaux. Dates de paiement des bourses, avancées des comptes financiers …

Un système d’échange de fichiers qui s’apparente à un Cloud avec possibilité d’importer plusieurs fichiers à la fois, de créer des dossiers et des sous dossiers tant du côté gestionnaire que du côté agence comptable.

Un agenda partagé pour les dates de rendez-vous à l’agence comptable, un système de forum pour l’échange.

Un annuaire de contacts, un annuaire de liens.

Un gestionnaire de tâches, un annuaire des membres.

Et le plus beau, un système de mailing interne qui permet de communiquer par email directement depuis l’ENT sans avoir à aller dans la messagerie.

Et bien sûr, il me fallait un ENT avec des droits assez fins pour que les utilisateurs n’aient pas accès à tous les fichiers mais seulement ceux de leur établissement.

Le système de gestion des fichiers de l’ENT

Pour le système de fichiers, les besoins étaient simples, il devait y avoir les éléments à destination des gestionnaires (Documents, outils, fichiers comptable) et le retour des gestionnaires pour l’agence comptable.

Les deux seuls établissements qui n’étaient pas concernés par mon ENT étaient le collège et le lycée de ma cité scolaire ce qui faisait passer le nombre d’utilisateur de 8 à 6.

Ce qui est donc primordial à mon idée reste la possibilité d’organiser des dossiers et sous-dossiers. Dans l’image qui suit, vous voyez comment j’ai organisé mes dossiers.

Les dossiers Comptabilité, Documents, Outils sont les dossiers où je dépose les documents et fichiers de transfert pour les établissements rattachés. Les dossiers Dépôt pour agence comptable et voyages sont les endroits où les EPLE déposent leurs documents et fichiers ZIP.

 

 

Le dossier dépôt pour agence comptable contient différents dossiers qui permettent aux établissement de déposer sereinement leurs documents et fichiers ZIP.

Organisation des fichiers sur un ENT

 

Pour le reste des fonctionnalité nous en parlerons dans de prochains articles car la plateforme Agora Project est tellement intuitive que les choses s’appréhendent très facilement.

L’article suivant sera plus technique puisque nous verrons comment mettre en place un ENT, de l’achat du nom de domaines jusqu’à l’initialisation définitive.

 

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